Événements virtuels, la nouvelle ère de l’événementiel ?

Les événements virtuels s'imposent comme une évolution majeure de l’événementiel ces dernières années et voient leur développement s'accélérer. Ces derniers se perfectionnent et intègrent de plus en plus de fonctionnalités pour devenir des expériences à part entière. Pourquoi s’intéresser au digital pour son événement et quelles sont les nouvelles tendances en la matière ? Découvrons ensemble les raisons de franchir le pas.

Une (r)évolution des pratiques

Le contexte sanitaire a profondément bouleversé les habitudes et les références établies. En 2021, on note que 41% des salons ont été reportés et transformés alors que la période est synonyme de reprise progressive des activités liées à l’événementiel. D’autres événements ont lieu en présentiel, signe d'une reprise de l'activité pour les organisateurs de salon. Cependant, à l'image du Mobile World Congress (MWC) qui s’est tenu en présentiel en 2021 nombreux sont les exposants à avoir annulé leur participation et l'événement n'a pas attiré les foules. Les outils d’organisation d’événements dématérialisés existent depuis plusieurs années, mais l’adoption de ces nouveaux formats s’est accélérée et contribue à améliorer la proposition de valeur de ces nouveaux événements. Le virage numérique permet d’intégrer pleinement les possibilités offertes par les nouvelles technologies, souvent sous-exploitées du fait d’un attachement au format présentiel traditionnel. La remise en question de ce modèle a impliqué des transitions rapides pour passer d'un format uniquement présentiel à un format 100% numérique. Les leçons des erreurs commises lors de cette transition en toute hâte ont été retenues et permettent aujourd’hui d’offrir des solutions plus élaborées, mieux construites et adaptées à ces nouveaux formats. 100% digital, éphémère ou permanent, les initiatives des entreprises se multiplient pour conserver un lien avec leur clientèle et pallier les problématiques rencontrées pendant la pandémie.

Redéfinir l’expérience client et préparer l’avenir

Faire évoluer l’expérience client pour conserver un lien avec des acheteurs potentiels suppose de revoir entièrement la stratégie de communication du fait des contraintes imposées par le contexte sanitaire. Dès lors, les initiatives se multiplient et les entreprises explorent des pistes diverses pour conserver le lien avec leur clientèle. Nous pouvons nous intéresser à l'exemple des salons automobiles internationaux, en perte de vitesse ces dernières années et pour lesquels la crise sanitaire n’a fait qu’aggraver la situation. Le salon de Genève est annulé une nouvelle fois en 2022 et donne rendez-vous aux amateurs en 2023. Pour répondre à ce problème et continuer de présenter ses nouveautés au plus grand nombre, Volkswagen innove et opte pour une plateforme dématérialisée. La marque allemande lance un salon virtuel en avril 2020 afin de permettre à ses clients de découvrir les modèles en recréant un salon entièrement modélisé en trois dimensions. Les utilisateurs découvrent les différents produits dans un décor très proche de la réalité qui intègre des fonctionnalités élaborées : présentation de vidéos promotionnelles, utilisation de la 3D pour mettre en valeur la construction et la technologie des véhicules hybrides et électriques ou encore personnalisation des véhicules. Reste à prendre en compte les retours des visiteurs afin de faire évoluer cette première version et rendre l’expérience encore plus immersive.

Les dernières tendances tendent à montrer que l’événementiel, bien que progressivement de retour en présentiel, va intégrer de façon plus régulière les fonctionnalités disponibles en virtuel. Il est fort probable que les salons hybrides deviennent majoritaires du fait de la capacité à gérer simultanément deux types d’audience avec les retombées médiatiques qui y sont associées et de la complémentarité évidente des deux formats.

Pourquoi adopter une solution virtuelle ?

• Répondre à des problématiques particulières
  Les solutions entièrement dématérialisées peuvent être une réponse pertinente à de nombreux cas de figure : les événements très ponctuels, ceux qui abordent des thématiques très précises ou de niche, et dans le cadre de difficultés logistiques liées à la participation d’intervenants étrangers. C’est également l’opportunité pour une entreprise de faire un premier pas dans l’événementiel avec un budget maîtrisé et un risque limité.
• Élargir son audience
  La cible peut également être élargie du fait de l'absence de contraintes géographiques, de l’accessibilité permanente en ligne de l’événement et de la capacité pour l’organisateur d’héberger les contenus afin de proposer un visionnage en différé à la demande pendant une période donnée. La visibilité de l'offre de produit et de service s’en trouve améliorée et suppose d’intégrer l’événement virtuel à la stratégie de communication globale de l’entreprise : communication en amont sur les réseaux sociaux, mails d’invitation aux clients et prospects, et relances personnalisées pendant l’événement.
• Mieux comprendre ses clients potentiels
  Les statistiques du salon, liées à l’inscription et au comportement des visiteurs vous aident à comprendre votre audience et à améliorer votre proposition de valeur. Les données recueillies pendant la durée de l’événement sont des informations précieuses que l’entreprise pourra utiliser pour proposer des services et des produits personnalisés. Le marketing tend en effet à abandonner progressivement la segmentation traditionnelle pour adopter une approche individualisée. Mieux connaître son audience contribue à rendre la communication plus efficace.

Expodeo, une solution de gestion d’événements virtuels immersive et évolutive

• Une expérience immersive en VR360°
  Expodeo propose de construire votre salon virtuel autour de la réalité virtuelle en 360°. Le parcours du visiteur est constitué de plusieurs environnements, lesquels sont interconnectés. Le type de projection à 360° peut être basé sur une modélisation en trois dimensions d'un ou plusieurs environnements ou sur la projection de photos panoramiques. Ces visuels servent de base pour l’intégration d’éléments interactifs dans les images afin de valoriser des contenus à valeur ajoutée.
• Centraliser sa communication et planifier son événement
  Messagerie de groupe, privée, visioconférence, les outils qui favorisent et entretiennent le lien avec vos visiteurs sont nombreux. La plateforme permet également de centraliser ses opérations de communication mail avec un éditeur intégré et de programmer les envois pour ponctuer l’événement de temps forts et rythmer la programmation.
• Bénéficier d’un accompagnement personnalisé
  La création d’un événement virtuel est un processus qui demande de la préparation et de nombreuses phases de réflexion. Expodeo propose plusieurs niveaux d’accompagnement selon le degré d’autonomie souhaité par le client. Nous sommes force de proposition et avons la volonté de conseiller nos clients sur chacun de leurs projets.
• S’adapter à vos attentes
  Expodeo est une solution évolutive, développée par Miweo, éditeur de logiciels en mode SaaS. Le développement est donc dans l’ADN de l’entreprise. Si vous avez des attentes spécifiques, nous pouvons étudier votre projet et vous proposer des solutions adaptées. Pour découvrir toutes les fonctionnalités de l’outil ou pour demander une démonstration, rendez-vous sur expodeo.com, prenez contact avec nous au 02 61 53 50 47 ou par mail sur contact@expodeo.com.

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