Comment diviser par 3 son temps passé sur les mails
Les e-mails sont désormais un moyen de communication essentiel au sein d'une entreprise. Les e-mails représentent un avantage majeur dans la communication, cependant, des études ont montrés que nous passons entre 10% à 40% de notre temps de travail à les consulter.
Les cadres français passent en moyenne 5 heures et demie par jours à consulter leurs e-mails
Il est évident que cette situation n'est pas viable pour une entreprise, et qu'une gestion pertinente des e-mails est nécessaires. Dans cette optique, je vous fait part de nos pistes de réflexions durant l'élaboration de l'hébergement de mails au sein de notre logiciel de gestion d'entreprise Miweo.
Les types d'e-mails reçus
Il existe plusieurs type d'emails distinct, chaque type peut être traité à des périodes de travail différentes:
- Un e-mail important qui doit être traité rapidement : Cet email provient très fréquemment d'un client, d'un prospect ou d'un collaborateur qui est enregistré dans le CRM. Il nécessite une réponse de votre part rapidement.
- Un e-mail important qui peut être traité ultérieurement : Cet e-mail provient souvent d'un prospect, d'un client ou d'un collaborateur et nécessite une réponse de votre part, mais sans degré d'urgence (une réponse dans la journée ou le lendemain conviendra parfaitement)
- Un e-mail de "notification" : Cet e-mail indique aux personnes en copie l'état d'une discussion : Ces e-mails sont souvent pour tenir informés un groupe de personnes à propos de problèmes survenus, ou encore de l'avancé de tâche ou de projets que vous suivez de près ou de loin. Ils ne nécessitent pas de réponses de votre part.
- Un e-mail marketing ou une newsletter : Ces e-mails sont le plus souvent consulté à temps perdus afin de mettre nos connaissances à jours. Ils ne nécessitent pas de réponse de votre part.
- Des spams : Ces e-mails doivent tout simplement être ignorés, mais doivent quand même être accessible.
Les solutions mises en place au sein de votre logiciel
Pour chaque système d'informations (CRM/ERP), il est possible d'héberger vos e-mails directement sur les serveurs de bigdata Miweo. A la différence de solutions plus classiques (utilisation d'un serveur Microsoft Exchange, utilisation d'un serveur Postfix ou hébergement par un tiers), nous avons fait le choix d'utiliser ce type de technologie afin d’optimiser le temps de récupération de vos e-mails et de les intégrer complétement à votre système.
Nous avons implémenté un anti-spam puissant où un contact qui est inconnu (pas dans votre CRM) doit effectuer une validation afin de prouver que ce n'est pas un robot. Nous traitons ainsi le problème des spams
Nous vous offrons la possibilité de mettre en place des règles permettant de classer automatiquement certains e-mails reçu dans dossiers. Ces dossiers pourront alors être affiché dans des widgets que vous retrouverez directement sur votre page d'accueil (ou dans des onglets de celle-ci). Nous gérons donc la problématique des e-mails marketing ou des newsletters
Nous avons mis en place un système permettant d'indiquer si un e-mail est confidentiel ou s’il doit être rendu public. Dans un tel cas, l'e-mail sera retranscrit sur la fiche d'un contact (client, prospect, fournisseur, apporteur d'affaires, ...) de votre CRM. Les utilisateurs ayant accès aux fiches pourront visualiser les e-mails échangés. Vous améliorez et simplifiez ainsi la transmission d’informations.
Dans des opportunités du pipe commercial, dans des tâches ou dans des projets, il est possible d'envoyer des e-mails aux interlocuteurs. Lorsque ceux-ci répondront, les e-mails seront directement ajoutés aux opportunités, tâches ou projets associés. Ainsi, à tout moment, les utilisateurs ayant accès aux informations pourront visualiser les échanges. Vous limitez ainsi les mises en copie, et diminuez drastiquement Il n'y a plus besoin de mettre tout le monde en copie pour les notifier.
Grâce à notre IA, nous analysons les e-mails reçu. En fonction des expéditeurs, de la conversation et du contenu du mail, nous indiquons si un e-mail est considéré comme étant à répondre tout de suite ou non.
Nous estimons qu'avec notre solution d'hébergement d'e-mails, le temps que vous passerez sur vos mails avec notre plateforme sera divisé par 3.
Pour connaître plus de détails, contactez-nous
Sources
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